「ベストを尽くせ」がダメな理由

いつもありがとうございます。

ＧＷで充電完了のかわぐち＠行政書士です


ありがたい事に4月はプライベートもお仕事も
目白押しで、相変わらずあっちこっちを
飛び回っていました。


弊所にしては珍しい出張としましては・・





↑西播磨県民局（光都土木事務所）

大自然に囲まれた開放的な建物の造りが珍しく、
申請が無事終わった後は
２Ｆの食堂？でコーヒーを購入し
景色を眺めながらボーっとするのが
ささやかな楽しみです♪






↑東京都庁

一転してまさに大都会。
おのぼりさん気分を大満喫です（笑）

建設業大臣許可をお持ちのお客様が
本店移転されるため、
変更届の提出+引継ぎのために訪問しました。


同じ国の手続きでも、普段慣れている
近畿地方整備局と関東地方整備局では
結構違います


時間がなくて展望室で
コーヒーは飲めませんでした・涙

でも、良い担当の方とお知り合いになれて
本当によかったです。

出張ついでに旧友たちとも
再会できました


・・・などなど、通常の業務に加えて
イレギュラーな案件やご紹介も重なったため
了承いただいた上でＧＷ明けまで
お待ちいただくお客様が幾人かでてしまいました。


ただでさえ4月は会社設立や新規許可取得を検討される
クライアント様も増える繁忙期です。


「ＧＷ･･・ＧＷになれば、毎年なんとか一区切りつけている・・」

を励みに頑張りました（笑）

（後半は、得意の物忘れが頻発したので
キャパ的には要領オーバーだったかな、
とやや反省です）


そして、

待ちに待った連休の到来です。


連休・・・自由業の僕でも
とってもいい響きのする言葉です

よっぽどではない限り
電話・携帯電話の束縛からの解放です。

（もちろん、平日であれば、
お陰でご飯が食べられますので
電話がかかってくるのは大歓迎です・笑）


でも、したい事すべき事も山積みですので
油断してしまうとあっという間に
終わってしまうのも連休です。


そこで連休突入にあたって
いくつかの目標を設定しました。


・公私共にしたい事とすべき事をきっちり分けて考える
・溜めていた仕事はついつい先延ばしにしたい難しい案件
　と重要な案件にまず取り掛かる
・家族との時間をとるためＰＣに向かわない日を確保する


お陰さまで連休の前半に溜まっていた
案件をかなり処理し、

後半の週末はほぼＰＣの前に
座らなくて良い日を作ることができました。
（すべき事が終わっているので
　心おきなくＯＦＦ状態にスイッチが切り替えられます）


ですので、連休明けの今でも

「ああ・・あの仕事やらなきゃ。。」

というストレスは”ほとんど”ありません♪


目標を具体的に設定する

このことに関しては以下の言葉が有名です。


”人びとは、ベストをつくそうとしているときには、
ベストを尽くせない。
「ベスト」が具体的に述べられていないので、
「ベストを尽くせ」はあいまいな目標と、
なってしまうからだ”


ぼんやりご飯を作ろうと思って買い物に出かけても
何を作るか決めていないと何も買えません。


ぼんやりと旅行に出かけようと思っても
いつ誰とどこに何をしに行くのか決まらないと
何も計画できません。


というわけで、

今週もぼんやりと「がんばるぞ」
ではなく、今からマインドマップで
目標をキッチリ設定してから業務に
取り掛かっていきたいと思います


季節の変わり目ですので
みなさまもくれぐれもご自愛くださいね。


今日も最後までお読みくださりありがとうございました！

コミュニケーションの入口

いつもありがとうございます。


打合せの際に
間の悪いくしゃみのせいで
お客さまの話の腰の骨を
ぼきぼきおりまくって恐縮のかわぐち＠行政書士です

（花粉症シーズン、早く終わって欲しい・・）


先日は、弊所の守備範囲としては珍しい
丹波県民局に建設業許可の新規申請で
お邪魔してきました






建設業許可用のＨＰでも
お伝えしている通り
同じ兵庫県知事あての申請でも

・必要とされる裏づけ書類
（省略可能なものの種類）

・事務所立ち入り調査の免除があるのかどうか

・申請完了時に副本を返してもらえるのかどうか

・許可通知書は窓口受取か郵送送付か

etc

県民局によって、担当者さんによって
全く異なります。


しかも今回の申請は、他社証明が
複雑に絡み合ったややこしい申請です。。


ですので、普段めったに来ない
丹波県民局は僕にとっては完全アウェーな気分でした

クライアントさまも年度末の忙しい中
何度もやり取りをしながら書類を揃えてくださり
なんとかここまでこぎつけましたので
その頑張りにも応えたいし・・・

そんな複雑な思いで臨んだ申請でした。


結果は、やはりいつもの倍時間がかかりましたけれども
事前の担当者さんとの電話打合せが功を奏し
補正は最少にて受け付けてもらう事ができました


「クライアント様に電話で報告したらたいそう喜んでいただけたし、
出直しで、また車を1時間半運転しなくていいのも嬉しいなあ」


などと考えながら車に向かっていると、
ふとある違和感？に気づきました。


”あ、まただ・・”


違和感といっても、不思議な良い違和感？です。


”あれれ？今日、挨拶で声をかけてもらう回数が多いような・・”


県民局ですれ違う、職員の皆さん
ほぼ全員初対面（当たり前ですけれども）なのに
会う人会う人　

「こんにちは」

と自然に挨拶してくださいます。


駐車場に向かう途中や立ち寄ったコンビニ付近に
いた学生たちも、ごく自然に向こうから挨拶してくれます。


昼食で立ち寄ったラーメン屋さんは当然ながら

お年寄りや子供づれの人までも・・・


たまたまだったのか、
自然豊かな土地柄ならなのか、
町・地域として意識しておられるのかわかりません。


でも、３月末で色んな仕事が頭をぐるぐる回って
少しゆとりを失いがちだっただけに、
とってもさわやかな気持ちになることができました


人との出会いに加えて、
普段行ったことのない町に訪ねられる

のもこのお仕事の醍醐味です。


今月は、上記申請の事務所調査の立会い、
西播磨県民局（上郡）での建設業許可申請、
関東地方整備局宛の本店移転申請、
株式会社・ＮＰＯ法人設立等
あっちこっちに飛び回る予定です。


コミュニケーションの入口である挨拶を
忘れずに新年度も頑張っていきたいと思います


今日も最後までお読みくださりありがとうございました！

あなたは持っていますか？

いつもありがとうございます！


春に向けての新規ご依頼が多数重なり
メール送信・電話応対の際に
よく似たお名前の方がいらっしゃると
失礼のないように大変気を遣います


お客さまのお名前がこんがらがらないように
どこへ行くにも相談用ノートが手放せない、
かわぐち＠行政書士です


特に今現在、私と同姓のお客様が
３名並行して別々の業務をご依頼くださって
いますので、気恥ずかしいような、
よけいにこんがらがりそうな・・・（笑）


こんがらがりそうと言えば、先ほど、とある会社の
建設業許可（大臣許可）の業種追加申請のために

役員さま、令三条の使用人さま（営業所所長）計9名分の
登記されていないことの証明、身分証明書、一部住民票

の郵送請求依頼を提出してきてもらいました。






登記されていないことの証明は、
申請先が東京法務局の1箇所のみで
フォーマットも統一なので、
委任状さえ先にお預かりできれば比較的簡単です。

（毎週必ず１回は何かしらの申請で請求しています。
先日はとある郵便局で収入印紙３００円を全て
買い占めてしまいました・・・）


しかし、身分証明書、住民票は自治体によって
フォーマット、手数料、送付先が異なる為
パズルのように頭を使うチャンスです


これらの証明書は建設業許可のみならず、
産業廃棄物関係、古物商許可などなど
色んな業務で必要になるため、
複数の会社がからんでくると委任状の整理、
請求目的の記載等もなかなか大変です。。


・・・とえらく頑張っているアピールをしていますけれども、
実際のところ全部僕一人でやっているわけではありません。


基本的にはスタッフが
［郵送請求の型］通りに基本の段取りを
ほとんどやってくれて本当に大助かりです


この［型］（電話応対、書類の整理、ヒアリングの順番etc）は
まさに「備えあれば憂いなし」の典型でとっても便利です。


便利だけじゃありません。


・料理のレシピ

・ものづくりのマニュアル

・芸事の作法etc


において「守破離」が推奨されるように、

どんな仕事でも『基本の型』があるからこそ、
アレンジを加えたり、
相手の好みに合わせたオリジナリティー
を出していくことができますよね。


同じ業務でも会社・クライアント様の事情により
全くワンパターンの業務はひとつとしてありません。


でも、それぞれの事情に合わせた手作りの丁寧なサービスも
きちんとした　［型］　押さえるべき　［手順］　があってこそ
応用が利くんじゃないかと最近感じます。　

（マニュアル偏重は融通が利かなくなるので
　規則は最少にして原則をベースに動く
　といったところでしょうか・・・？）


特に、業務が立て込んでゆとりがなくなると
無駄なミスも増えてしまいます・・・


・コントロールフリーク（何もかも全部自分でしようとする）にならない

・自分にしかできない仕事を見極める

・自分以外の専門家と業務を分担しあう謙虚さ

・一番大事な活動を見極めて優先順位を立てる


これらの分野ではまだまだ改善が必要だな
と思う毎日です(^_^)


そしてスタッフせよ、提携先にせよ
誰かに何かをお願いするときにも
丸投げではなくきちんと「型」を示すかどうかで
成果が全然違ってくるのが本当に面白いです♪


基本、おっちょこちょいなので
全てがうまくいくわけではありませんけれども
イレギュラーなハプニングも
たまーになら　それもまた結構


かくいう僕も全然できていませんので
楽しみながらチャレンジしてみたいと思います


皆さんの業務において
がちがちではなく、ポイントのみを抑えて
応用可能な［型］は何があるでしょうか？

そして、新たにどんな［型］を確立すると
ブレイクスルーがおきるでしょうか？

面白い質問なので一度考えてみてくださいね


今月の後半も、きっちり、でも機械的じゃない
温かみのあるサービスを目指して頑張ります


今日も最後までお読みくださりありがとうございました！