2012年04月09日

コミュニケーションの入口

いつもありがとうございます。


打合せの際に
間の悪いくしゃみのせいで
お客さまの話の腰の骨を
ぼきぼきおりまくって恐縮のかわぐち@行政書士です

(花粉症シーズン、早く終わって欲しい・・)


先日は、弊所の守備範囲としては珍しい
丹波県民局に建設業許可の新規申請で
お邪魔してきました


IMG_0048[1]



建設業許可用のHPでも
お伝えしている通り
同じ兵庫県知事あての申請でも

・必要とされる裏づけ書類
(省略可能なものの種類)

・事務所立ち入り調査の免除があるのかどうか

・申請完了時に副本を返してもらえるのかどうか

・許可通知書は窓口受取か郵送送付か

etc

県民局によって、担当者さんによって
全く異なります。


しかも今回の申請は、他社証明が
複雑に絡み合ったややこしい申請です。。


ですので、普段めったに来ない
丹波県民局は僕にとっては完全アウェーな気分でした

クライアントさまも年度末の忙しい中
何度もやり取りをしながら書類を揃えてくださり
なんとかここまでこぎつけましたので
その頑張りにも応えたいし・・・

そんな複雑な思いで臨んだ申請でした。


結果は、やはりいつもの倍時間がかかりましたけれども
事前の担当者さんとの電話打合せが功を奏し
補正は最少にて受け付けてもらう事ができました


「クライアント様に電話で報告したらたいそう喜んでいただけたし、
出直しで、また車を1時間半運転しなくていいのも嬉しいなあ


などと考えながら車に向かっていると、
ふとある違和感?に気づきました。


”あ、まただ・・”


違和感といっても、不思議な良い違和感?です。


”あれれ?今日、挨拶で声をかけてもらう回数が多いような・・”


県民局ですれ違う、職員の皆さん
ほぼ全員初対面(当たり前ですけれども)なのに
会う人会う人 

「こんにちは」

と自然に挨拶してくださいます。


駐車場に向かう途中や立ち寄ったコンビニ付近に
いた学生たちも、ごく自然に向こうから挨拶してくれます。


昼食で立ち寄ったラーメン屋さんは当然ながら

お年寄りや子供づれの人までも・・・


たまたまだったのか、
自然豊かな土地柄ならなのか、
町・地域として意識しておられるのかわかりません。


でも、3月末で色んな仕事が頭をぐるぐる回って
少しゆとりを失いがちだっただけに、
とってもさわやかな気持ちになることができました


人との出会いに加えて、
普段行ったことのない町に訪ねられる

のもこのお仕事の醍醐味です。


今月は、上記申請の事務所調査の立会い、
西播磨県民局(上郡)での建設業許可申請、
関東地方整備局宛の本店移転申請、
株式会社・NPO法人設立等
あっちこっちに飛び回る予定です。


コミュニケーションの入口である挨拶を
忘れずに新年度も頑張っていきたいと思います


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!





kyorobooty at 11:30コメント(0)トラックバック(0)建設業許可/経営事項審査/入札 

2012年03月12日

あなたは持っていますか?


いつもありがとうございます!


春に向けての新規ご依頼が多数重なり
メール送信・電話応対の際に
よく似たお名前の方がいらっしゃると
失礼のないように大変気を遣います


お客さまのお名前がこんがらがらないように
どこへ行くにも相談用ノートが手放せない、
かわぐち@行政書士です


特に今現在、私と同姓のお客様が
3名並行して別々の業務をご依頼くださって
いますので、気恥ずかしいような、
よけいにこんがらがりそうな・・・(笑)


こんがらがりそうと言えば、先ほど、とある会社の
建設業許可(大臣許可)の業種追加申請のために

役員さま、令三条の使用人さま(営業所所長)計9名分の
登記されていないことの証明、身分証明書、一部住民票

の郵送請求依頼を提出してきてもらいました。


s-画像



登記されていないことの証明は、
申請先が東京法務局の1箇所のみで
フォーマットも統一なので、
委任状さえ先にお預かりできれば比較的簡単です。

(毎週必ず1回は何かしらの申請で請求しています。
先日はとある郵便局で収入印紙300円を全て
買い占めてしまいました・・・


しかし、身分証明書、住民票は自治体によって
フォーマット、手数料、送付先が異なる為
パズルのように頭を使うチャンスです


これらの証明書は建設業許可のみならず、
産業廃棄物関係、古物商許可などなど
色んな業務で必要になるため、
複数の会社がからんでくると委任状の整理、
請求目的の記載等もなかなか大変です。。


・・・とえらく頑張っているアピールをしていますけれども、
実際のところ全部僕一人でやっているわけではありません。


基本的にはスタッフが
[郵送請求の型]通りに基本の段取りを
ほとんどやってくれて本当に大助かりです


この[型](電話応対、書類の整理、ヒアリングの順番etc)は
まさに「備えあれば憂いなし」の典型でとっても便利です。


便利だけじゃありません。


・料理のレシピ

・ものづくりのマニュアル

・芸事の作法etc


において「守破離」が推奨されるように、

どんな仕事でも『基本の型』があるからこそ、
アレンジを加えたり、
相手の好みに合わせたオリジナリティー
を出していくことができますよね。


同じ業務でも会社・クライアント様の事情により
全くワンパターンの業務はひとつとしてありません。


でも、それぞれの事情に合わせた手作りの丁寧なサービスも
きちんとした [型] 押さえるべき [手順] があってこそ
応用が利くんじゃないかと最近感じます。 

(マニュアル偏重は融通が利かなくなるので
 規則は最少にして原則をベースに動く
 といったところでしょうか・・・?)


特に、業務が立て込んでゆとりがなくなると
無駄なミスも増えてしまいます・・・


・コントロールフリーク(何もかも全部自分でしようとする)にならない

・自分にしかできない仕事を見極める

・自分以外の専門家と業務を分担しあう謙虚さ

・一番大事な活動を見極めて優先順位を立てる


これらの分野ではまだまだ改善が必要だな
と思う毎日です(^_^)


そしてスタッフせよ、提携先にせよ
誰かに何かをお願いするときにも
丸投げではなくきちんと「型」を示すかどうかで
成果が全然違ってくるのが本当に面白いです♪


基本、おっちょこちょいなので
全てがうまくいくわけではありませんけれども
イレギュラーなハプニングも
たまーになら それもまた結構


かくいう僕も全然できていませんので
楽しみながらチャレンジしてみたいと思います


皆さんの業務において
がちがちではなく、ポイントのみを抑えて
応用可能な[型]は何があるでしょうか?

そして、新たにどんな[型]を確立すると
ブレイクスルーがおきるでしょうか?

面白い質問なので一度考えてみてくださいね


今月の後半も、きっちり、でも機械的じゃない
温かみのあるサービスを目指して頑張ります


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!






kyorobooty at 19:03コメント(0)トラックバック(0)業務日誌 

2012年02月08日

出会いたいものと出会いたくないもの

いつもありがとうございます!


やっと、入札参加資格申請の嵐が
落ち着き、隙を見てブログ更新の
かわぐち@行政書士です


この1月はここ数年でも一番充実した
1月だったと思います。


建設業許可申請

会社設立業務

という弊所のメイン業務に加え、


付帯して発生する


・宅地建物取引業者申請

・入札参加資格申請(このお陰で毎年年末から2月は超繁忙期です)

・経営事項審査(工事部門の入札参加資格申請には欠かせません)

・一般貨物自動車運送事業許可

・建築士事務所登録申請

・電気工事業者登録

・産業廃棄物収集運搬許可


などなど、バラエティーに富んだ業務内容でした。


それに伴い、あっちこっち飛び回る
範囲と種類も増えました


うちの事務所にしては珍しいところをあげますと・・・


s-IMG_0018


↑雪が舞い落ちる豊岡の但馬県民局

(会社分割に伴う経営事項審査という高難度の申請
ですが昨年の夏から年明けにかけて
分割時経審、分割後1回目決算時の経審と
無事一山超えました


s-IMG_0024


↑国土交通省 神戸運輸監理部

(苦手な求積図の作成も土地家屋調査士さんと
連携して頑張りました。

学生時代の数学の勉強が実生活に役立つ
ことを初めて実感できるある意味貴重な業務です・笑)


どんなに慣れている業務でも
めったにお邪魔しない官公庁は
少しどきどきします


初めての業務はハラハラします。

ハラハラしたあと、
コンフォートゾーンが広くなった
満足感が追いかけてきます


久しぶりの町はわくわくもします


タイミングを合わせて古い友人に会ったりもします。


よく知っている町でもルートを変えてみると
新しい発見があって楽しくなります。


出先で季節の移り変わりをダイレクトに味わえます


春先に向けて、法人設立や許可取得など
ご予約やご紹介を早め早めに入れてくださる
クライアント様も増えてきて
新たな出会いにも感謝の毎日です。


行政書士ってずーっと事務所にこもっている
イメージがありました。

でも実際のところは、

お客様との打ち合わせ
書類作成・書類収集
役所での申請業務etc

毎日彩りに富んだ
変化の多い毎日です。

(注:うちの事務所の専門分野ならではかもしれませんが)


新たな発見と出会いは大歓迎


毎日ご飯が食べられて
クライアントの皆様には感謝しかありません。


でも、事故とインフルエンザには出会わないよう
今月も残りの業務にいそしんでいきたいと思います


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!


追伸:

先日行政書士試験の合格発表がありましたね。

合格された皆様、本当におめでとうございます


兵庫県加古川市:かわぐち行政書士事務所





kyorobooty at 16:56コメント(0)トラックバック(0)建設業許可/経営事項審査/入札業務日誌 
livedoor プロフィール
非公式プロフィール
今だからお話できる

開業当初の苦労はこちら

2008年3月現在では・・

業務をお受けする際のこだわりは・・

この仕事で良かったと思う瞬間は・・

kawaguchi


はじめまして。 手作り行政書士@川口こうへいです。開業3年目を節目に日々の業務の様子を少しずつ公開していきたいと思います。可能な限りコメントにはお返事させていただきますので宜しくお願いいたします♪ 
特技:マインドマップをつかってスケジュール管理やアイデアをまとめること
お問い合わせ
010104woman06wb

・業務に関するお問い合わせ や

・当ブログについてお気づきの点

がございましたら下記フォームより遠慮なくご連絡ください。

↓ ↓

お問い合わせフォームはこちら

(SSL対応フォームで個人情報は保護されます)
ブログランキングに参加しています。

応援宜しくお願いいたします!

↓ ↓ 

にほんブログ村 経営ブログへ

人気ブログランキングへ


ビジネスブログランキング

あし@
免責事項
010104woman21wb

当ブログは相当な注意のもと作成・更新しておりますが、掲載情報の完全性・正確性に対して一切の保証を与えるものではありません。
(わかりやすい説明を心がける関係上、時として専門用語を別の平易な表現に置き換えている場合もございます)

当ブログの利用に関しの責任は訪問者様にあるものとし、当ブログおよび当ブログにリンクが設定されている他のウェブサイトから取得された各種情報の利用によって生じた一次的、二次的を問わずあらゆる損害に関して、当ブログは一切の責任を負いません。

当ブログへのアクセスは訪問者さまの自由意志によるものとし、当ブログの利用に関しての責任は訪問者さまにあるものとさせていただきます。
  • ライブドアブログ