2012年03月12日

あなたは持っていますか?


いつもありがとうございます!


春に向けての新規ご依頼が多数重なり
メール送信・電話応対の際に
よく似たお名前の方がいらっしゃると
失礼のないように大変気を遣います


お客さまのお名前がこんがらがらないように
どこへ行くにも相談用ノートが手放せない、
かわぐち@行政書士です


特に今現在、私と同姓のお客様が
3名並行して別々の業務をご依頼くださって
いますので、気恥ずかしいような、
よけいにこんがらがりそうな・・・(笑)


こんがらがりそうと言えば、先ほど、とある会社の
建設業許可(大臣許可)の業種追加申請のために

役員さま、令三条の使用人さま(営業所所長)計9名分の
登記されていないことの証明、身分証明書、一部住民票

の郵送請求依頼を提出してきてもらいました。


s-画像



登記されていないことの証明は、
申請先が東京法務局の1箇所のみで
フォーマットも統一なので、
委任状さえ先にお預かりできれば比較的簡単です。

(毎週必ず1回は何かしらの申請で請求しています。
先日はとある郵便局で収入印紙300円を全て
買い占めてしまいました・・・


しかし、身分証明書、住民票は自治体によって
フォーマット、手数料、送付先が異なる為
パズルのように頭を使うチャンスです


これらの証明書は建設業許可のみならず、
産業廃棄物関係、古物商許可などなど
色んな業務で必要になるため、
複数の会社がからんでくると委任状の整理、
請求目的の記載等もなかなか大変です。。


・・・とえらく頑張っているアピールをしていますけれども、
実際のところ全部僕一人でやっているわけではありません。


基本的にはスタッフが
[郵送請求の型]通りに基本の段取りを
ほとんどやってくれて本当に大助かりです


この[型](電話応対、書類の整理、ヒアリングの順番etc)は
まさに「備えあれば憂いなし」の典型でとっても便利です。


便利だけじゃありません。


・料理のレシピ

・ものづくりのマニュアル

・芸事の作法etc


において「守破離」が推奨されるように、

どんな仕事でも『基本の型』があるからこそ、
アレンジを加えたり、
相手の好みに合わせたオリジナリティー
を出していくことができますよね。


同じ業務でも会社・クライアント様の事情により
全くワンパターンの業務はひとつとしてありません。


でも、それぞれの事情に合わせた手作りの丁寧なサービスも
きちんとした [型] 押さえるべき [手順] があってこそ
応用が利くんじゃないかと最近感じます。 

(マニュアル偏重は融通が利かなくなるので
 規則は最少にして原則をベースに動く
 といったところでしょうか・・・?)


特に、業務が立て込んでゆとりがなくなると
無駄なミスも増えてしまいます・・・


・コントロールフリーク(何もかも全部自分でしようとする)にならない

・自分にしかできない仕事を見極める

・自分以外の専門家と業務を分担しあう謙虚さ

・一番大事な活動を見極めて優先順位を立てる


これらの分野ではまだまだ改善が必要だな
と思う毎日です(^_^)


そしてスタッフせよ、提携先にせよ
誰かに何かをお願いするときにも
丸投げではなくきちんと「型」を示すかどうかで
成果が全然違ってくるのが本当に面白いです♪


基本、おっちょこちょいなので
全てがうまくいくわけではありませんけれども
イレギュラーなハプニングも
たまーになら それもまた結構


かくいう僕も全然できていませんので
楽しみながらチャレンジしてみたいと思います


皆さんの業務において
がちがちではなく、ポイントのみを抑えて
応用可能な[型]は何があるでしょうか?

そして、新たにどんな[型]を確立すると
ブレイクスルーがおきるでしょうか?

面白い質問なので一度考えてみてくださいね


今月の後半も、きっちり、でも機械的じゃない
温かみのあるサービスを目指して頑張ります


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!






kyorobooty at 19:03コメント(0)トラックバック(0)業務日誌  

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