業務日誌

2013年08月20日

恐るべし、空調ざぶとん

いつもありがとうございます。


8月からの業務再開後
全く息つく暇もなく
バタバタだった
かわぐち@行政書士です


なんとかお待たせしていたご相談等は
8月の前半にある程度目処がたち
お盆休み前後は、クライアントの皆様も
一息つかれたのか、なんとか溜まっていた
事務処理に取りかかる事ができています◎


基本的に事務処理は午前9時頃までに
済ませてしまい、役所周りやお客様のアポは


「この日は神戸方面」

「今日は姫路方面」


といった具合に極力効率を
考えながら移動していきます。


極力不要な外出は控えているとはいえ
出かける時は、当然、日中です。


日中→今年は「酷暑

= 自動車の中はものすごい事に
  なっています


そんな中ある方にプレゼントいただいたのがこちら↓





空調ざぶとん?なるもので、
自動車の座席においておくと
運転していてもズボンが全く蒸れず
とっても快適です♪


あったら便利だけど、
わざわざ買わないものって、
いただいてみると、
とっても嬉しいですね^^


いただいて初めてこんな商品あるんだー、
と思い、調べてみると色んな類似商品?
がでてきました。


「マーケティングにおいて、
ニッチな分野をねらえ


というのは、もはや珍しく
ありませんけれども
今更ながら基本の大切さを実感しました。


これから時代は、超ニッチ=超専門家
の時代になるとの意見もあります。


特に事務所間のウリの違いが
はっきりしづらい士業においても
誰もが思いつく「安売り競争」ではなく
USPをしっかり確立していかないと
いけませんね


お盆休み明け早々、
朝10時の事務所オープンにあわせて
会社設立や建設業許可など
早速複数のご紹介
お問い合わせをいただきました。


特に会社設立等は価格崩壊が進んでいる中
あえて


”値段よりもしっかり相談に乗って
フォローをきちんとしてもらいたい”


とお問い合わせをコンスタントにいただきます。


クライアント:「頼んで良かった


ご紹介元:「紹介して良かった


僕:「喜んでいただけてよかった



になるように、
これからも勉強しながら
頑張っていきたいと思います


日が大分短くなってきたとはいえ
まだまだ残暑が厳しい毎日ですので
くれぐれもご自愛くださいね


今日も最後までお読みくださり
ありがとうございました!


kyorobooty at 07:20コメント(0)トラックバック(0) 

2013年07月04日

7月の休業(新規募集停止)のお知らせ

いつもありがとうございます!


例年通り、運転により
『腕だけ』日焼け中のかわぐち@行政書士です


クライアントの皆様には
先月末にお知らせしていますとおり

7月15日から26日まで、
研修のため、新規業務の受付を
締め切らせていただいております。


s-IMG_0341


今年は、いつもの暑中見舞いより少し早めの
ご案内でしたので、
梅雨の季節感でオーダーしてみました♪







早速

『じゃあ、休みに入る前の今のうちに』

と、沢山お問い合せやご紹介をくださり
本当に感謝です


(新規のお客様も、こちらの我がままにもかかわらず
休み明けの予約をご了承くださる方がおおく
大変恐縮しております


7月29日月曜日からは
通常通りに業務を再開いたします。


ご迷惑をおかけしますけれども
ご協力に重ねて御礼申し上げます。


今年は”酷暑”とか・・
皆様くれぐれもご自愛くださいね


今日も最後までお読みくださり
誠にありがとうございました!

kyorobooty at 12:00コメント(0)トラックバック(0) 

2013年02月07日

いろんな瞬間


いつもありがとうございます。


しようしようと思いつつ
とうとう1月中は記事更新ができなかった
かわぐち@行政書士です(´・ω・`)


ただ今各市町村の入札参加資格申請の
ピークのため事務所内はバタバタです


今年は更新のタイミングの自治体が
それほど多くない年とはいえ
毎日郵便の出す量がハンパありません。


s-IMG_0253



お客様から書類をお預かりしたり
するのは基本的に直接なんですけれども
お忙しかったり、遠方のお客様とは
郵送でやり取りします。


自治体への入札参加資格申請も
ほとんどが電子申請で行うものの
裏づけ書類等は結局郵送になります。


もちろん許認可がメインの弊所は
入札参加資格申請以外の業務でも
郵送のやり取りが多いです


先日、友人の行政書士さんが

『うちの事務所、真下が郵便局なんです』

と話してくれたときには
一瞬、心の底から羨ましくなりました(笑)


そんなこんなでお客様と電話で
打ち合わせをしていると


”川口さん、やっとこの間初めて落札できたよ♪
やっぱりまず川口さんに報告しようと思ってね。
これから頑張らなきゃ〜。”


ととっても嬉しいご報告をいただきました


弊所のモットーの一つは

「お客様の成りたい未来へのご案内」

ですので、お客様の喜んでおられる様子を
拝見できることは本当に励みになります


微力ながらこれからもお役に立てるよう
郵便局に喜んで足を運ぼう♪と
モチベーションがあがった嬉しい瞬間でした。


今月に入ってから春先に向けて
の起業のご相談が増えています。

ご依頼の業務の種類の移り変わりも
季節感を感じる瞬間です。


とはいえ、まだまだ寒い日が続きますので
皆様くれぐれもご自愛くださいね。


今日も最後までお読みくださり
ありがとうございました!

kyorobooty at 07:16コメント(0)トラックバック(0) 

2012年12月28日

年末年始の営業のお知らせ

いつもありがとうございます。


本日で仕事終わりの
かわぐち@行政書士です


昨日で大きな業務や打ち合わせは
完了していますので、
本日は主に書類の整理
+事務所の環境整備を行いました


今年の初めから業務日誌や
メモ用のモレスキンをめくってみると


業務の効率化にこだわりすぎたかな


マルチタスクの癖がでて
余計なミスによりお客様に迷惑をかけたかな



業務の効率化にこだわりすぎたかな


などと ”もうちょっとできたかな”と思う反面


「他の事務所では無理だといわれてたのに・・」
と許認可が降りて涙を流しながら
大喜びして下さったお客さまがいらっしゃった


「自分のスキルでは対応できないかも・・」
と思っていたのにクリアーできた
案件が3分野であった


外注・提携先の強化ができた


事務所のUSPが確立されてきた



などなど、”成長できたかな”と
思えることも沢山見つかりました


反省・改善も大切ですけれども
頑張った点はきちんと評価して
自分を褒めてあげることも
大切かな・・・と言い聞かせています(笑)


何よりも、この1年間仕事面で充実できたのは
クライアントの皆様のお陰なのは言うまでもありません。


aisatu


(↑クライアントの皆様にお送りした年末のご挨拶状です。
 今年は和柄でデザインしてもらいました♪)


年始は1月7日から業務を開始いたします。


今年もお付き合いくださり、ありがとうございました!



kyorobooty at 16:00コメント(0)トラックバック(0) 

2012年09月04日

再稼動いたしました


いつもありがとうございます。


休暇ボケから完全復調の
かわぐち@行政書士です


先月の記事記載のとおり、少しの間
研修等でお休みをいただきました


「オンとオフはしっかり分けるぞ!」

と思いつつも、いざお休みをいただいて
研修に参加していると
貧乏性な発想がむくむくと浮かんできます・笑


「・・・あらかじめ暑中見舞いで皆さんに
お知らせしているとはいえ、
突発的な事もあるだろうから
一応携帯とメールは一応、
時々チェックしなくっちゃな・・」


・・ところが、ころっとお忘れになっていた方を
除けば予想をはるかに下回る
ご連絡しかありませんでした。


後からお邪魔したときにお話を伺ってみると
普段からご利用いただいている
クライアントの皆様や提携先の先生方は、
連絡を最小限にとどめるよう
いろいろとご配慮くださったようです


ご迷惑をおかけしているにもかかわらず
お気遣いがとっても嬉しかったです(T_T)


そして、大変の業務に関してもHPにおいて
休業期間のお知らせをしていました。


あとから聞いてみると
案の定?メールフォームからのお問い合わせが
ぽつぽつ入るくらいで
普段に比べるとめっきり問い合わせが
なかったようです。


ですので、再開にあたって


「さすがに、夏休み期間中にHPに来てくださって
”なんだ〜急ぎの依頼は受け付けてないのか・・”と
帰られた方もいらっしゃるだろうし、
しばらくは問い合わせも少ないだろう・・・」


と、考えていたところ、
こちらもご配慮くださったのでしょうか、

業務再開日の朝10時になった瞬間に
(↑HPであらかじめお知らせしていました)
複数の方がお電話やメールでお問い合わせくださり
ビックリしましたΣ(・ω・ノ)ノ


本当に感謝しかありません。。


おかげさまで本格始動後の1週間は
すでに予定が入っていた仕事もあったため
休暇ボケの暇もなく、スイッチをできました♪


いろんな充電もできましたので
感謝の気持ちを持って
残暑を乗り切っていきたいと思います


とくに今年は暑さがしばらく続くようですので
みなさまもくれぐれもご自愛くださいね。


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!

kyorobooty at 18:01コメント(0)トラックバック(0) 

2012年08月10日

8月の休業日のお知らせ


いつもありがとうございます!


運転ばかりのせいか、腕だけが
日焼けしている?かわぐち@行政書士です


せねばせねばと思いつつ、
7月はあまりのあわただしさに
更新が出来ませんでした


あっちこっち飛び回りましたけれども、
いつもと違う珍しいところとしましては・・・


s-画像 002


↑東京都庁


s-画像 003


↑岡山備前県民局


s-画像 006


↑大阪府咲州庁舎


s-画像 005


↑大阪入国管理局神戸支局


etc 通常の県内の建設業許可関係の庁舎
以外にも付随業務で色んな官公庁にお邪魔
している毎日でした。


今年は例年以上に7月が忙しくなっている
のには大きな理由があります。


2012summer



↑クライアントの皆様に7月にお送りした
暑中見舞いですけれども、
その中で

[誠に勝手ながら8月11日から26日まで・・・お休みさせていただきます]

とあらかじめお伝えしていたので
皆様が予定の前倒しにご協力くださり
その分7月が忙しかったんです。


ちゃんとした研修という理由なんですけれども
開業以来長期休暇は初めてなので
恐縮していたところ


「折角なんだからたまには休みを取ってくださいよ


・・・と皆さま快く応じてくださり、本当に感謝です(T_T)


その関係で、既存のお客さま優先のため、
8月一杯は許認可業務において新規受付は停止させて
いただいております。

どうかご了承くださいね

(9月以降は通常通り受付を再開いたします◎)


お陰さまで8月10日現在で、
ほぼ懸案の案件は目処が立ったため
なんとか研修+ほんのわずかな休暇に
集中できそうです♪


いずれにせよ、関係する皆様には
ご迷惑をおかけします事をお詫びすると共に
ご協力に重ねて感謝いたします


まだまだ残暑が厳しい毎日ですので
みなさまも体調管理にはくれぐれも
お気をつけくださいね。


今日も最後までお読みくださり、ありがとうございました!

kyorobooty at 10:30コメント(0)トラックバック(0) 

2012年06月15日

すきな感覚

いつもありがとうございます!


気がつけば6月も半ばでびっくりの
かわぐち@行政書士です


この6月は、3月末決算の会社さまの


経営事項審査の準備、
経営状況分析の申請、
経営規模評価申請の本申請、

そしてそのための裏づけ書類収集の為に
お客さまの事務所へ訪問の毎日です


弊所ではコスト削減とお客さまの
負担軽減のため

遠方のお客様は郵送とメール・電話での
やり取りがメインになっています


(遠方でも良いから、とわざわざ
ご指定いただくお客様ばかりで
本当に感謝です・涙)


さすがに経営事項審査で、
様々な帳票類や領収証等をお預かりするには
直接会社にお邪魔することになります


経営事項審査はベテランの会社、
今回初めての会社など
おかれている状況は様々ですけれども
年に1度のことなのでそうそう
慣れるものではありません。


社長や事務員さんと、

「先生、チェックリストのここの用紙が見当たらないんですけど・・」

「え。どれですか・・??」

などとやり取りしつつ、書類を準備し、

「ふう〜。よし、これで全部揃いましたね!」

と一通り揃った書類の束を目の前にしたときは、
不思議な連帯感が
会社のオフィスに生まれます。


この感覚、なんか好きです(笑)

(↑例年使用するもの等はきちんと
ファイリングのご指導をして、最低限の
労力でご準備いただけるように段取りしています


もちろん、

ほぼ無理だとあきらめていた会社さんに

「許可がおりましたよ!」

とお伝えした時の社長さんの笑顔は病み付きになります♪


いつもと同じ業務でも、全然違う業務でも
その仕事ならではの醍醐味を見つけることが
できれば、モチベーションや満足感が
全然かわってきます。


皆さんは、自分の「いつもの仕事」で
「この瞬間」は好きだな、
という場面はどんなものがあるでしょうか??


*・゜゚・*:.。..。.:*・゜


経営事項審査に加え、なぜか今月に入ってから
2,3年前にご相談いただいたものの
そのときは、まだ許可要件を満たしていなかったり
独立の条件が揃っていなかった方など

4社から立て続けにご連絡を頂き、
お手伝いさせていただく事になりました。


この数年間頑張ってこられたんだなあ、
と励まされるとともに

うち(弊所)のことを覚えてくださって
いたんだなあ・・

と感慨もひとしおです。


この感覚も、もちろん大好きです(笑)


久しぶりにご依頼いただくお客様も、
いつものお客さまも、

ご相談時の内容は、いつも持ち歩いている
手帳にマインドマップで書いていますので
それを読めば(正しくは「見れば」)
記憶が芋づる式によみがえります。


ミスの多い自分だからこそ、
良かった事も失敗した事もきちんと
「カルテ」を記録して
業務の質向上を続けていきたいと思います。


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!



兵庫県加古川市の行政書士事務所:かわぐち行政書士事務所

kyorobooty at 18:41コメント(0)トラックバック(0) 

2012年03月12日

あなたは持っていますか?


いつもありがとうございます!


春に向けての新規ご依頼が多数重なり
メール送信・電話応対の際に
よく似たお名前の方がいらっしゃると
失礼のないように大変気を遣います


お客さまのお名前がこんがらがらないように
どこへ行くにも相談用ノートが手放せない、
かわぐち@行政書士です


特に今現在、私と同姓のお客様が
3名並行して別々の業務をご依頼くださって
いますので、気恥ずかしいような、
よけいにこんがらがりそうな・・・(笑)


こんがらがりそうと言えば、先ほど、とある会社の
建設業許可(大臣許可)の業種追加申請のために

役員さま、令三条の使用人さま(営業所所長)計9名分の
登記されていないことの証明、身分証明書、一部住民票

の郵送請求依頼を提出してきてもらいました。


s-画像



登記されていないことの証明は、
申請先が東京法務局の1箇所のみで
フォーマットも統一なので、
委任状さえ先にお預かりできれば比較的簡単です。

(毎週必ず1回は何かしらの申請で請求しています。
先日はとある郵便局で収入印紙300円を全て
買い占めてしまいました・・・


しかし、身分証明書、住民票は自治体によって
フォーマット、手数料、送付先が異なる為
パズルのように頭を使うチャンスです


これらの証明書は建設業許可のみならず、
産業廃棄物関係、古物商許可などなど
色んな業務で必要になるため、
複数の会社がからんでくると委任状の整理、
請求目的の記載等もなかなか大変です。。


・・・とえらく頑張っているアピールをしていますけれども、
実際のところ全部僕一人でやっているわけではありません。


基本的にはスタッフが
[郵送請求の型]通りに基本の段取りを
ほとんどやってくれて本当に大助かりです


この[型](電話応対、書類の整理、ヒアリングの順番etc)は
まさに「備えあれば憂いなし」の典型でとっても便利です。


便利だけじゃありません。


・料理のレシピ

・ものづくりのマニュアル

・芸事の作法etc


において「守破離」が推奨されるように、

どんな仕事でも『基本の型』があるからこそ、
アレンジを加えたり、
相手の好みに合わせたオリジナリティー
を出していくことができますよね。


同じ業務でも会社・クライアント様の事情により
全くワンパターンの業務はひとつとしてありません。


でも、それぞれの事情に合わせた手作りの丁寧なサービスも
きちんとした [型] 押さえるべき [手順] があってこそ
応用が利くんじゃないかと最近感じます。 

(マニュアル偏重は融通が利かなくなるので
 規則は最少にして原則をベースに動く
 といったところでしょうか・・・?)


特に、業務が立て込んでゆとりがなくなると
無駄なミスも増えてしまいます・・・


・コントロールフリーク(何もかも全部自分でしようとする)にならない

・自分にしかできない仕事を見極める

・自分以外の専門家と業務を分担しあう謙虚さ

・一番大事な活動を見極めて優先順位を立てる


これらの分野ではまだまだ改善が必要だな
と思う毎日です(^_^)


そしてスタッフせよ、提携先にせよ
誰かに何かをお願いするときにも
丸投げではなくきちんと「型」を示すかどうかで
成果が全然違ってくるのが本当に面白いです♪


基本、おっちょこちょいなので
全てがうまくいくわけではありませんけれども
イレギュラーなハプニングも
たまーになら それもまた結構


かくいう僕も全然できていませんので
楽しみながらチャレンジしてみたいと思います


皆さんの業務において
がちがちではなく、ポイントのみを抑えて
応用可能な[型]は何があるでしょうか?

そして、新たにどんな[型]を確立すると
ブレイクスルーがおきるでしょうか?

面白い質問なので一度考えてみてくださいね


今月の後半も、きっちり、でも機械的じゃない
温かみのあるサービスを目指して頑張ります


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!


kyorobooty at 19:03コメント(0)トラックバック(0) 

2012年02月08日

出会いたいものと出会いたくないもの

いつもありがとうございます!


やっと、入札参加資格申請の嵐が
落ち着き、隙を見てブログ更新の
かわぐち@行政書士です


この1月はここ数年でも一番充実した
1月だったと思います。


建設業許可申請

会社設立業務

という弊所のメイン業務に加え、


付帯して発生する


・宅地建物取引業者申請

・入札参加資格申請(このお陰で毎年年末から2月は超繁忙期です)

・経営事項審査(工事部門の入札参加資格申請には欠かせません)

・一般貨物自動車運送事業許可

・建築士事務所登録申請

・電気工事業者登録

・産業廃棄物収集運搬許可


などなど、バラエティーに富んだ業務内容でした。


それに伴い、あっちこっち飛び回る
範囲と種類も増えました


うちの事務所にしては珍しいところをあげますと・・・


s-IMG_0018


↑雪が舞い落ちる豊岡の但馬県民局

(会社分割に伴う経営事項審査という高難度の申請
ですが昨年の夏から年明けにかけて
分割時経審、分割後1回目決算時の経審と
無事一山超えました


s-IMG_0024


↑国土交通省 神戸運輸監理部

(苦手な求積図の作成も土地家屋調査士さんと
連携して頑張りました。

学生時代の数学の勉強が実生活に役立つ
ことを初めて実感できるある意味貴重な業務です・笑)


どんなに慣れている業務でも
めったにお邪魔しない官公庁は
少しどきどきします


初めての業務はハラハラします。

ハラハラしたあと、
コンフォートゾーンが広くなった
満足感が追いかけてきます


久しぶりの町はわくわくもします


タイミングを合わせて古い友人に会ったりもします。


よく知っている町でもルートを変えてみると
新しい発見があって楽しくなります。


出先で季節の移り変わりをダイレクトに味わえます


春先に向けて、法人設立や許可取得など
ご予約やご紹介を早め早めに入れてくださる
クライアント様も増えてきて
新たな出会いにも感謝の毎日です。


行政書士ってずーっと事務所にこもっている
イメージがありました。

でも実際のところは、

お客様との打ち合わせ
書類作成・書類収集
役所での申請業務etc

毎日彩りに富んだ
変化の多い毎日です。

(注:うちの事務所の専門分野ならではかもしれませんが)


新たな発見と出会いは大歓迎


毎日ご飯が食べられて
クライアントの皆様には感謝しかありません。


でも、事故とインフルエンザには出会わないよう
今月も残りの業務にいそしんでいきたいと思います


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!


追伸:

先日行政書士試験の合格発表がありましたね。

合格された皆様、本当におめでとうございます


兵庫県加古川市:かわぐち行政書士事務所

kyorobooty at 16:56コメント(0)トラックバック(0) 

2012年01月06日

失敗しない目標の立て方

いつもありがとうございます。


今年は5日から本格始動のかわぐち@行政書士です


昨年も多くのクライアント様、外注先のパートナーの皆様
のお陰で実り多い1年とすることができました。

本当に感謝しかありません。


今年も微力ながら精一杯がんばりますので
どうぞよろしくお願い申し上げます!


「年始の営業は1月5日からです」


という年末にお送りしたご挨拶ハガキを見てくださっていたのか
当日朝から急にスイッチが入ったかのように電話の嵐・・


・入札参加申請のご依頼
・建設業許可のご紹介
・会社設立のご依頼、ご紹介
・昨年から継続中の案件の打ち合わせ


プチコールセンター状態で、
朝ちょこっと外に出ようと支度して
コートを着た状態のまま
午後になってしまいました。。


前日少しだけ仕事の段取りしていたときは
「全く」電話が鳴らなかったので
ギャップにビックリです。


お正月気分は一瞬で吹き飛びました(笑)


特に問い合わせが多かったのは
1月2月に集中する各市町村の
入札参加資格申請についてでした。


入札参加資格申請は
役所ごとに期限や求められる書類、
様式が異なりますので


「どのお客様に何の準備を依頼し
 いつまでにまとめ、
 いつ印鑑等をいただくか」


逆算してプランを立てるのに頭を悩ませます。。


電話応対の合間に事前にまとめておいた
マインドマップを修正しつつ
当たり前のことをふと考えました。


「申請の段取りと一緒で、1年の初めによくたてる目標も
 どうやって到達するか逆算しないと無理なんだな・・」


確かに、

今年は入札参加資格を得るぞ!
と漠然と考えいるだけでは何もおきません。


ハワイに旅行に行くぞ!と思うだけじゃだめなのと一緒です。


ハワイ旅行の場合、

・先立つものは確保できているか
・交通手段はどうするか
・宿泊先は?
・スケジュール調整は?


などなど必要なものは何かを
事前に逆算しますよね。


それと同じく、何かを達成したければ
逆算して短期的、長期的な目標に
分割することは不可欠
です。


あなたの今目標としていることはなんですか?

今年という1年、今月という1ヶ月、
今日という1日はもう2度とやってきません。


目標を達成するために今できることはなんでしょうか?


これらの質問は1年の目標だけでなく
会社であれば売り上げの達成などにも
応用できますのでぜひ参考になさってくださいね


今日も最後までお読みくださりありがとうございました!

kyorobooty at 07:25コメント(0)トラックバック(0) 
livedoor プロフィール
非公式プロフィール
今だからお話できる

開業当初の苦労はこちら

2008年3月現在では・・

業務をお受けする際のこだわりは・・

この仕事で良かったと思う瞬間は・・

kawaguchi


はじめまして。 手作り行政書士@川口こうへいです。開業3年目を節目に日々の業務の様子を少しずつ公開していきたいと思います。可能な限りコメントにはお返事させていただきますので宜しくお願いいたします♪ 
特技:マインドマップをつかってスケジュール管理やアイデアをまとめること
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